Das meiste, was im Büro Zeit frisst, ist nicht schwierig, sondern immer dasselbe: abtippen, umbenennen, weiterleiten, nachfragen, ablegen. Genau da setzen wir an, und zwar mit Abläufen, die wir selbst benutzen.
Keine Fantasie, sondern Dinge, die hier oder bei Kunden tatsächlich laufen.
Im eigenen Haus
Bei uns entsteht ein Angebot aus einer Datei im Projektordner: Positionen, Anlagen, Bilder der neuen Seite und der Zugang für den Kunden wandern in einem Schritt ins Warenwirtschaftssystem. Was früher ein Nachmittag war, ist jetzt ein Aufruf. Kontrolliert wird trotzdem von Hand, bevor etwas rausgeht.
Büro
Eingehende Dokumente lesen, zuordnen, benennen und ablegen: Lieferschein zum Auftrag, Rechnung zum Lieferanten, Bescheinigung zum Mitarbeiter. Die Maschine schlägt vor, ein Mensch bestätigt. Nach zwei Wochen stimmt der Vorschlag fast immer.
Vorstufe
Oft ist das Problem nicht die fehlende Technik, sondern dass niemand weiß, welche Preisliste gilt. Diese Aufräumarbeit ist bezahlte Arbeit mit sichtbarem Ergebnis, und danach ist der Rest deutlich billiger.
Wir fangen immer mit einem einzigen Ablauf an, der sich in Zahlen fassen lässt: wie oft er vorkommt und wie lange er dauert. Wenn die Rechnung nicht aufgeht, sagen wir das, bevor Geld fließt.
Danach läuft der Ablauf einige Wochen mit Kontrolle durch einen Menschen. Erst wenn er verlässlich ist, nehmen wir die Kontrolle stufenweise zurück, und die kritischen Schritte behalten ihre Freigabe für immer.
Damit Sie wissen, woran Sie sind.